HQ102: เทคโนโลยีสารสนเทศ ฯลฯ

หัวข้อที่ 1 : เทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) คือ การนำเอาเทคโนโลยีมาใช้สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับสารสนเทศ ทำให้สารสนเทศมีประโยชน์ และใช้งานได้กว้างขวางมากขึ้น เทคโนโลยีสารสนเทศรวมไปถึงการใช้เทคโนโลยีด้านต่าง ๆ ที่จะรวบรวม จัดเก็บ ใช้งาน ส่งต่อ หรือสื่อสารระหว่างกัน ในระบบสารสนเทศนั้นประกอบด้วย 5 ส่วนหลักๆ ได้แก่ บุคลากร ขั้นตอนการทำงาน ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และข้อมูล ปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญต่อวิถีชีวิตของประชาชน ทั้งด้านการติดต่อสื่อสาร การเป็นแหล่งข้อมูลความรู้ การดำเนินธุรกิจ และอื่นๆ อีกนับไม่ถ้วน

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) มาจากคำว่า “เทคโนโลยี” รวมกับคำว่า “สารสนเทศ” “เทคโนโลยี” หมายถึง สิ่งที่มนุษย์พัฒนาขึ้น เพื่อช่วยในการทำงานหรือแก้ปัญหาต่าง ๆ เข่น อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักรวัสดุ หรือ แม้กระทั่งสิ่งที่จับต้องไม่ได้ เช่น ระบบหรือกระบวนการต่าง ๆ เพื่อให้การดำรงชีวิตของมนุษย์ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น “สารสนเทศ” หมายถึง ข้อมูล ข้อเท็จจริง ข่าวสาร ความรู้ ที่ได้มีการบันทึก ประมวลหรือดำเนินการด้วยวิธีใดๆไว้ และสามารถนำไปใช้ประโยชน์และเผยแพร่ทั้งส่วนบุคคลและสังคม ดังนั้น จึงกล่าวได้ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีมาใช้สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับสารสนเทศ ทำให้สารสนเทศมีประโยชน์ และใช้งานได้กว้างขวางมากขึ้น เทคโนโลยีสารสนเทศรวมไปถึงการใช้เทคโนโลยีด้านต่าง ๆ ที่จะรวบรวม จัดเก็บ ใช้งาน ส่งต่อ หรือสื่อสารระหว่างกัน เทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวข้องโดยตรงกับเครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดการ สารสนเทศ ซึ่งได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์รอบข้าง ขั้นตอน วิธีการดำเนินการ ซึ่งเกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์ เกี่ยวข้องกับตัวข้อมูล เกี่ยวข้องกับบุคลากร เกี่ยวข้องกับกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ข้อมูลเกิดประโยชน์สูงสุด นอกจากนี้แล้วยังรวมไปถึง โทรทัศน์ วิทยุ โทรศัพท์ โทรสาร หนังสือพิมพ์ นิตยสารต่างๆ ฯลฯ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ :

ในระบบสารสนเทศนั้นประกอบด้วย 5 ส่วนหลักๆ ได้แก่ บุคลากร ขั้นตอนการทำงาน ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และข้อมูล

บุคลากร เป็นองค์ประกอบที่สำคัญ เพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจวิธีการในการดำเนินการ และจัดการเกี่ยวกับสารสนเทศทั้งหมด บุคลากรจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
ขั้นตอนการปฏิบัติ หมายถึง ระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น การกำหนดให้มีการป้อนข้อมูลทุกวัน การปรับปรุงแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ
เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือฮาร์ดแวร์ เป็นอุปกรณ์ที่ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งประกอบด้วยคีย์บอร์ด เมาส์ จอภาพ หน่วยระบบ และอุปกรณ์อื่นๆ เครื่องคอมพิวเตอร์หรือฮาร์ดแวร์จะถูกควบคุมโดยซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ
ซอฟต์แวร์ หรือโปรแกรมในระบบคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วยซอฟต์แวร์ระบบ (System Software) และซอฟท์แวร์แอพพลิเคชั่น (Application Software) เป็นชุดคำสั่งที่เรียงเป็นลำดับขั้นตอน มีหน้าที่สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์ และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
ข้อมูล ข้อเท็จจริง หรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับบุคคล วัตถุหรือสถานที่ ข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะใช้เป็นเครื่องช่วยในการวางแผนงานการบริหารจัดการ ดังนั้นข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีความเที่ยงตรง สามารถเชื่อถือได้ มีความเป็นปัจจุบัน สามารถตรวจสอบได้ และมีความสมบูรณ์ชัดเจน

บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน :

ในปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การกระจายข้อมูลข่าวสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว และยังสื่อสารแบบสองทิศทาง ด้วยเหตุนี้ผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงทางด้านเศรษฐกิจ การเมืองและสังคมจึงแตกต่างจากในอดีตมาก ดังจะเห็นได้จากวิกฤตการณ์ทางด้านเศรษฐกิจจากประเทศหนึ่งมีผลกระทบต่อประเทศอื่น ๆ อย่างรวดเร็วและกว้างขวาง ผลของความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญหลายด้าน อาทิเช่น

การเปลี่ยนเป็นสังคมสารสนเทศ ปัจจุบันสังคมโลกกำลังเปลี่ยนแปลงเข้าสู่สังคมสารสนเทศ โดยคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารมีบทบาทในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การซื้อสินค้าและบริการทางอินเทอร์เน็ต การทำงานผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ รวมถึงก่อให้เกิดสังคมออนไลน์ทั้งเว็บบล็อก (Web Blog) เว็บไซต์วีดิโอออนไลน์ เว็บไซต์โซเชียลเน็ตเวิร์ค เป็นต้น
การทำงานที่ไร้เงื่อนไขของเวลาและสถานที่ เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดสภาพทางการทำงานแบบทุกสถานที่และทุกเวลา โดยการโต้ตอบผ่านระบบเครือข่าย ทำให้ขยายขอบเขตการทำงานไปทุกหนทุกแห่งและดำเนินการได้ตลอด 24 ชั่วโมง
ระบบเศรษฐกิจเชื่อมโยงทั่วโลก เทคโนโลยีสารสนเทศส่งผลต่อระบบเศรษฐกิจซึ่งเปลี่ยนจากระบบแห่งชาติไปเป็นเศรษฐกิจโลก เทคโนโลยีสารสนเทศมีส่วนเอื้ออำนวยให้การดำเนินการมีขอบเขตกว้างขวางมากยิ่งขึ้น ระบบเศรษฐกิจของโลกจึงผูกพันกับทุกประเทศและเชื่อมโยงกันแนบแน่นขึ้น
เทคโนโลยีภูมิสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศได้ถูกนำมาประยุกต์ใช้งานใหม่ๆ เช่น ระบบระบุพิกัดบนพื้นโลก (Global Positioning System, GPS) ซึ่งสามารถกำหนดพิกัดของสถานที่ต่าง ๆ การสำรวจ การเดินทาง และใช้เป็นระบบติดตามรถยนต์ นอกจากนี้ยังมีเทคโนโลยีดาวเทียมสำรวจระยะไกล (Remote Sensing) ซึ่งนำมาประยุกต์ใช้กับการสืบค้นข้อมูลภาพถ่ายดาวเทียมทางอินเทอร์เน็ต เช่น โปรแกรม Google Earth

หัวข้อที่ 2 : อุตสาหกรรมท่องเที่ยว

คำว่า “อุตสาหกรรม” ตามพจนานุกรม คือ “การกระทำสิ่งใด ๆ เพื่อให้เป็นสินค้า” แต่ปัจจุบันมีความหมายมากกว่านั้น คือ ” กิจกรรมทางเศรษฐกิจ อย่างมีระบบการพาณิชย์ หรือการผลิตสาขาใดสาขาหนึ่ง”

การท่องเที่ยว ก็คือ การดำเนินกิจกรรมบริการด้านการนำเที่ยว เช่น บริการด้านการเดินทาง บริการด้านอาหารและการพักแรม และบริการด้านการนำเที่ยว ซึ่งดำเนินการโดยหวังผลกำไร ที่ต้องอาศัยแรงงานและการลงทุนสูง โดยใช้เทคนิควิชาการเฉพาะ มีการวางแผน การจัดองค์การ และการตลาด ครอบคลุมธุรกิจหลายประเภท ทั้งที่เกี่ยวข้องกับการท่องเที่ยวโดยตรงและโดยอ้อม

อุตสาหกรรมท่องเที่ยว (Tourism Industry) ซึ่งประกอบด้วยธุรกิจหลายประเภท ทั้งธุรกิจที่เกี่ยวข้องโดยตรง และธุรกิจที่เกี่ยวข้องทางอ้อม หรือธุรกิจสนับสนุนต่าง ๆ การซื้อบริการของนักท่องเที่ยวชาวต่างประเทศ ถือได้ว่าเป็น การส่งสินค้าออกที่มองไม่เห็นด้วยสายตา (Invisible Export) เพราะเป็นการซื้อด้วยเงินตราต่างประเทศ การผลิต สินค้า คือ บริการต่าง ๆ ที่นักท่องเที่ยวซื้อก็จะต้องมีการลงทุน ซึ่งผล ประโยชน์จะตกอยู่ในประเทศและจะช่วยให้เกิด งานอาชีพอีกหลายแขนง เกิดการหมุนเวียนทางเศรษฐกิจ นอกจากนี้ทางด้านสังคมการท่องเที่ยวเป็นการพักผ่อนคลาย ความตึงเครียด พร้อม กับการได้รับความรู้ ความเข้าใจในวัฒนธรรมที่ผิดแผกแตกต่างออกไปอีกครั้ง อุตสาหกรรม ท่องเที่ยวเป็นแหล่งที่มาของรายได้ในรูปเงินตราต่างประเทศ ซึ่งจะมีส่วนช่วยสร้างเสถียรภาพให้กับดุลการชำระเงินได้ เป็นอย่างมาก นอกจากนี้ การท่องเที่ยวยังมีบาทบาทช่วยกระตุ้นให้มีการนำเอาทรัพยากรของประเทศมาใช้ประโยชน์อย่างกว้างขวาง ที่ผู้อยู่ในท้องถิ่นได้เก็บมาประดิษฐ์เป็นหัตถกรรมพื้นบ้าน ขายเป็นของที่ระลึกสำหรับนักท่องเที่ยว ซึ่งสรุปได้ว่าบทบาทและความสำคัญของอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวต่อเศรษฐกิจ สังคมและวัฒนธรรม ธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม มีดังต่อไปนี้ (ฉันทัช วรรณถนอม, 2552)

ด้านเศรษฐกิจ :

ไทยเป็นประเทศหนึ่งที่ให้ความสำคัญของอุตสาหกรรมท่องเที่ยวเป็นมาอย่างมากเนื่องจากเป็นอุตสาหกรรมที่ก่อให้เกิดผลประโยชน์ทั้งทางเศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และสิ่งแวดล้อม บทบาทที่เด่นชัดบทบาทหนึ่งในช่วงหลายปีที่ผ่านมาของอุตสาหกรรมท่องเที่ยวก็คือ บทบาทด้านเศรษฐกิจซึ่งอาจกล่าวได้ว่า อุตสาหกรรมท่องเที่ยวเป็นอุตสาหกรรมที่ทำรายได้ที่สำคัญให้ประเทศเป็นลำดับต้น โดยเฉพาะการนำเงินตราต่างประเทศเข้ามาใช้จ่ายในระบบเศรษฐกิของประเทศ

ด้านสังคมและวัฒนธรรม :

ปกติรูปแบบวิถีชีวิตของคนในสังคมในทุกๆ สังคม จะมีการพัฒนาเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาอยู่แล้ว จะช้าหรือเร็วก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยจากทั้งภายนอกละภายในมาเป็นตัวกระตุ้น จะพัฒนาไปในทางที่ดีหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยทั้งสองนั้นตลอดจนสภาพสังคมนั้นประกอบด้วย เช่นเดียวกับการที่หากสังคมใดต้องการเปลี่ยนตัวเองจากสังคมเดิมตามปกติมาเป็นสังคมที่เปิดกว้างพร้อมรับการเข้ามาของอุตสาหกรรมการท่องเที่ยว สังคมนั้นก็จะยิ่งมีการพัฒนาเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเป็นหลายเท่าตัว เนื่องจากการท่องเที่ยวต้องเกี่ยวข้องกับภาคธุรกิจหลายฝ่าย ต้องเกี่ยวข้องกับคนหลายคน ต้องเกี่ยวข้องกับวัฒนธรรมความต้องการของคนที่หลากหลาย

ผลของการท่องเที่ยวอาจไม่ได้ส่งผลต่อการทำให้วัฒนธรรมของท้องถิ่นต้องเปลี่ยนแปลงอย่างทันทีทันใด แต่อาจค่อยๆ ซึมซับอย่างช้าๆ ธุรกิจหรือผู้ที่เกี่ยวข้องในอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวภาคต่างๆที่มีความล่อแหลมต่อความรับผิดชอบในวัฒนธรรมท้องถิ่นนั้นๆ จึงควรตระหนัก หมั่นสังเกตติดตาม พัฒนานำวัฒนธรรมในสิ่งที่ดี และวัฒนธรรมภายนอกที่แตกต่างจากของตนมาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแต่ต้องไม่ลืมคุณค่าวัฒนธรรมเดิมของตนด้วย

ด้านธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม :

การท่องเที่ยวก่อให้เกิดประโยชน์ในการช่วยรักษาสิ่งแวดล้อม กล่าวคือ เมื่อมีการท่องเที่ยวเกิดขึ้น ย่อมทำให้ชุมชนในแหล่งท่องเที่ยวนั้นๆ เห็นคุณค่าของสิ่งแวดล้อมที่เป็นทรัพยากรการท่องเที่ยว เป็นเหตุให้มีการมีการช่วยกันรักษาสภาพภูมิทัศน์ของสิ่งแวดล้อมในชุมชน เพื่อสามารถดึงดูดให้นักท่องเที่ยวเข้ามามากขึ้น และสามารถอาศัยรายได้จากการท่องเที่ยวมาสนับสนุนในการดูแลรักษาสิ่งแวดล้อมของแหล่งท่องเที่ยวนั้นๆ อันเป็นการนำทรัพยากรการท่องเที่ยวมาใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างคุ้มค่า (ฉันทัช วรรณถนอม, 2552)

หัวข้อที่ 3 : CRS – Computer Reservation System

Central Reservation System หรือ CRS คือระบบที่เป็นศูนย์กลางของการจองห้องพักของโรงแรม ที่จะช่วยทำหน้าที่ในการบริหารจัดการเกี่ยวกับการจองห้องพักโรงแรมในด้านต่างๆ ที่ใช้งานได้ผ่านระบบออนไลน์ และมีลักษณะการทำงานแบบ Real Time ช่วยเพิ่มศักยภาพในการจัดจำหน่ายห้องพักได้เป็นอย่างดี

การที่โรงแรมมีกลุ่มลูกค้าเป้าหมายที่หลากหลาย และกระจัดกระจายอยู่ทั่วโลกนั้นการมีระบบศูนย์กลางการจองห้องพักที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้มีความสามารถในการแข่งขัน และเพิ่มโอกาสทางธุรกิจให้กับตนเองได้เป็นอย่างดี ตลอดจนการบริหารจัดการรายได้ของทางโรงแรมก็จะทำได้ง่ายขึ้น

ระบบ Central Reservation System หรือ CRS นั้น เป็นระบบที่มีศักยภาพที่เหนือกว่า Internet Distribution System ตรงที่สามารถใช้ในการรับจองได้ทั้งแบบ Online และ Offline คือสามารถใช้กับสำนักงานรับจองทางโทรศัพท์ และการสื่อสารทางอื่นๆ ที่มีพนักงานไว้คอยให้บริการได้อีกด้วย

โดยหลักการแล้ว CRS จะเป็นระบบที่ทางโรงแรมนำเอา Room Inventory ของโรงแรมมาใส่ไว้ทั้งหมด และมีการกำหนด Rate Structure หรือ Rate Tier สำหรับขายให้กับทุก Market Segment ช่วยให้สำนักงานตัวแทนในการขายห้องพักที่ได้รับการแต่งตั้งมอบหมายเข้าไปหาข้อมูล และขายผ่านทางช่องทางต่างๆ ในแนวทางเดียวกันได้ทั่วโลก

ระบบ CRS ที่มีประสิทธิภาพบางระบบ สามารถที่จะทำการเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบ PMS ได้ในลักษณะของการเชื่อมโยงแบบ 2 ทาง กล่าวคือสามารถนำข้อมูลจาก PMS ของทางโรงแรมออกไปใช้งานได้ และสามารถทำการปรับปรุงข้อมูลของระบบ PMS ได้ด้วยเช่นกัน ระบบ CRS ที่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับ PMS ในลักษณะ 2 ทางนี้ จะช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงานของพนักงานลงไปได้เป็นอย่างมาก เพราะการทำงานจะเป็นไปในลักษณะของ Single Entry ที่ผู้ทำรายการเพียงครั้งเดียว ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับ CRS และ PMS อื่นๆ ก็สามารถนำเอาข้อมูลดังกล่าวไปใช้งานร่วมกันได้ในทันที

นอกจากนี้ ระบบ CRS ที่มีประสิทธิภาพ ก็จะสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลกับ Channel Manager ในการจัดจำหน่ายห้องพักผ่านช่องทางการจัดจำหน่ายห้องพักออนไลน์อื่นๆ ได้ด้วยเช่น GDS, IDS, OTAs เป็นต้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในการบริหารจัดการเกี่ยวกับการจองห้องพักจาก CRS เพียงจุดเดียว และมีเอกภาพในการบริหารจัดการมากขึ้น

ระบบ CRS ที่ดี ควรจะรองรับการทำงานต่างๆ ดังต่อไปนี้

การบริหารการจองห้องพักและราคาค่าห้องพัก :

• เพิ่ม แก้ไข และยกเลิกการจองห้องพักได้

• กำหนดราคาค่าห้องพักมาตรฐาน ราคาแพคเกจต่างๆ ราคากรุ๊ป และราคาที่เกิดจากการต่อรอง (Negotiation Rates) สำหรับใช้กับลูกค้าแต่ละรายได้

• มีตารางราคา (Rate Grid) ไว้ให้เรียกมาดูและนำไปใช้งานได้

• บริหารคิวผู้ของ (Waitlist) ได้

• การบริหารจัดการ Profile ลูกค้า :

• สามารถติดตามตรวจสอบประวัติลูกค้าที่เป็นสมาชิก หรือลูกค้าเก่าได้

• มีคำอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการจ่ายค่า Commissions สำหรับลูกค้า ตัวแทนจำหน่าย หรือแหล่งที่มาของการจองของลูกค้าแต่ละรายไว้อย่างชัดเจน

• แสดงประวัติ สถิติการใช้บริการในอดีต และการจองสำหรับการใช้บริการในอนาคตของลูกค้าแต่ละรายได้

การจองแบบหมู่คณะ และการกันห้องไว้เพื่อการจำหน่าย :

• ควบคุมการจองห้องพักสำหรับหมู่คณะได้

• บริหารจัดการ Room Alloment และ Cut Off Date/Days ผ่านระบบได้

• กันห้องพักในลักษณะ Super Group Blocks สำหรับการจองห้องพักแบบหมู่คณะเดียว ในโรงแรมหลายๆ แห่งในระบบเดียวกัน หรือหลายๆ ครั้งที่เข้าพักได้

• การจัดการเกี่ยวกับการจอง :

• Transaction activity by agent and CRO

• สร้างเอกสารยืนยันการจอง หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อส่งผ่านระบบออนไลน์ หรือทาง แฟกซ์ จากระบบส่งถึงลูกค้าโดยอัตโนมัติ

• ติดตามตรวจสอบแหล่งที่มาของการจองที่มีราคาที่แตกต่างกันได้

การรายงาน :

• รายงานคาดการณ์การเข้าพักในแต่ละวัน (Expected Arrivals)

• รายงานกิจกรรมเกี่ยวกับการจองทั้งหมด (Total Booking Activity)

• รายงานสรุปกิจกรรมการจองประจำเดือน (Monthly Booking Activity Summary)

• รายงานสรุปกิจกรรมการจองประจำวัน (Daily Booking Activity Summary)

• รายงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจอง

• หมายเหตุ : CRS นั้น บางรายอาจจะหมายความว่า Computerized Reservation System ก็ได้ แต่มีการใช้งานในลักษณะเดียวกัน

หัวข้อที่ 4 : GDS – Global Distribution System

ระบบ Global Distribution System (GDS) นี้เดิมทีพัฒนาขึ้นมาเพื่อเป็นช่องทางในการจัดจำหน่ายตั๋วเครื่องบินของสาย การบินพาณิชย์ทั่วโลก แล้วต่อมามีการพัฒนาระบบมารองรับการจองห้องพักโรงแรม ตลอดจนสินค้าและบริการด้านท่องเที่ยวอื่นๆ สำหรับ Travel Agent ด้วย

การ ใช้ช่องทาง GDS ในการจัดจำหน่ายห้องพักโรงแรมนั้น โรงแรมต้องติดต่อกับผู้ให้บริการช่องทางจัดจำหน่าย (Channel Provider) ที่จะเป็นคนกลางในการจัดสร้างฐานข้อมูลและรายละเอียดของโรงแรมต่างๆ ใส่ในระบบของตนเอง แล้วทำการเชื่อมต่อข้อมูลไปสู่ผู้ให้บริการระบบจัดจำหน่ายที่ให้บริการกับ Travel Agents ต่างๆ อยู่ เพื่อทำการจัดจำหน่ายให้กับลูกค้าต่อไป

การใช้บริการช่องทางจัดจำหน่ายของ GDS นี้นั้น มีค่าใช้จ่ายต่างๆ หลายระดับดังต่อไปนี้

• ค่า Channel Fee สำหรับ Channel Provider หรือ Distributor ของเชนโรงแรมต่างๆ ที่ปกติจะเก็บค่าธรรมเนียมเป็นเปอร์เซนต์จากยอดขาย (ประมาณ 5-8%)

• ค่า Transaction Fee เสียให้กับ System Provider ที่เป็นผู้จัดทำระบบมาให้ใช้ ที่ปกติจะเสียค่าบริการเป็นจำนวนเงินที่แน่นอนต่อ 1 รายการจอง โดยไม่คำนึงว่าระยะการจองจะสั้นหรือยาว (ประมาณ 3-5 US$ ต่อ 1 Booking)

• ค่า Commission สำหรับ Travel Agents หรือ Travel Consultant ที่เป็นผู้ทำการจองห้องพักโรงแรมให้กับลูกค้า ที่เป็นธรรมเนียมว่าจะเรียกเก็บค่าบริการจำนวน 10% จากยอดการจองแต่ละรายการ (Travel Agents หรือ Travel Consultants เหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเป็นบริษัททัวร์ หรือบริษัทท่องเที่ยว อาจจะเป็นแผนกหนึ่งของบริษัทใหญ่ๆ ที่ได้มีการติดตั้งเครื่องสำหรับรับจอง (Terminal)

หลักการทำงาน :

• โรงแรมจัดทำโครงสร้างราคาขายห้องพักของตนเองที่แบ่งเป็น Rate Tier ของ Market Segment ต่างๆ ที่ราคาขายสุทธิจะแตกต่างกันไป ใส่เข้าไปในระบบของ Channel Provider ที่ได้ทำการสัญญาตกลงกันไว้ (ต้องใส่ให้ถูก Rate Tier เพราะ ถ้าใส่ผิด ทางโรงแรมต้องเป็นผู้รับผิดชอบ) และตั้งค่ากำหนด และเงื่อนไขต่างๆ ในการขาย พร้อมทั้งใส่ Allotment ห้องพักแต่ละชนิด ที่เปิดขาย

• Channel Provider ทำการเชื่อมต่อระบบไปกับระบบ GDS สำหรับการรับจองห้องพัก ทุกระบบที่ให้บริการ (บางระบบ มีให้บริการในบางภูมิภาคเท่านั้น)

• Travel Agents หรือ Travel Consultant ที่ใช้บริการเครื่อง Terminal ของระบบรับจองเหล่านี้ ให้บริการรับจองห้องพักให้แก่ลูกค้าของตนเอง

• ลูกค้าผู้ใช้บริการจองห้องพัก ให้ข้อมูลรายละเอียดบัตรเครดิตของตนเองแก่ Travel Agents หรือ Travel Consultants เพื่อใช้ในการ Guarantee การจองห้องพัก โดยพนักงานผู้รับจองจะป้อนข้อมูลต่างๆ เข้าระบบ แล้วทำการจองและออกใบยืนยันการจองห้องพักตามที่ระบบ GDS มี Allotment อยู่ให้กับลูกค้าได้ในทันที โดยราคาขายนั้นเป็นราคาเดียวกันกับที่ทางโรงแรมกำหนด และป้อนเข้าสู่ระบบ

• โรงแรมเก็บเงินจากบัตรเครดิตลูกค้าโดยตรงตามราคาที่ลูกค้าจองไว้

• เมื่อครบกำหนดตามสัญญาที่ได้ตกลงกันไว้ ทางโรงแรมต้องทำการชำระเงินค่าบริการให้แก่ Channel Provider, GDS System Provider และ Travel Agents หรือ Travel Consultant ตามยอดการเข้าพักจริงของลูกค้า (ในบางราย แม้ลูกค้าจะไม่ได้เข้าพัก แต่ทางโรงแรมก็ต้องจ่ายค่าบริการ Transaction Fee ให้กับ Channel Provider และ System Provider แต่ทาง Travel Agents หรือ Travel Consultant อาจจะไม่ได้รับ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรายละเอียดในสัญญาที่ตกลงกันไว้)

จะ เห็นได้ว่า การจัดจำหน่ายผ่านช่องทาง GDS นั้น เป็นช่องทางการจำหน่ายไปยังกลุ่มลูกค้าที่ต้องการใช้บริการห้องพักโดยตรง และครอบคลุมตลาดทั่วโลก แต่การจัดจำหน่ายแบบนี้ก็มีค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงและไม่คุ้มค่า ถ้าโรงแรมนั้นเป็นโรงแรมในเมืองที่ราคาค่าห้องพัก ไม่สูงนัก และ Length of Stay (LOS) ต่อ 1 รายการจองต่ำ แต่จะมีต้นทุนที่ต่ำและมีความคุ้มค่าสูง ถ้าเป็นการจองห้องพักของรีสอร์ทที่อัตราค่าห้องพักต่อคืนสูง และ LOS ของแต่ละรายการจองที่ค่อนข้างยาว

หัวข้อที่ 5 : Cloud Computing

คือวิธีการประมวลผลที่อิงกับความต้องการของผู้ใช้ โดยผู้ใช้สามารถระบุความต้องการไปยังซอฟต์แวร์ของระบบCloud Computing จากนั้นซอฟต์แวร์จะร้องขอให้ระบบจัดสรรทรัพยากรและบริการให้ตรงกับความต้อง การผู้ใช้ ทั้งนี้ระบบสามารถเพิ่มและลดจำนวนของทรัพยากร รวมถึงเสนอบริการให้พอเหมาะกับความต้องการของผู้ใช้ได้ตลอดเวลา โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องทราบเลยว่าการทำงานหรือเหตุการณ์เบื้องหลังเป็น Cloud

หรือบางคนก็บอกว่า Cloud Computing มันคืออะไร ค้นในเน็ตเจอคำแปลต่างๆ มากมาย ส่วนใหญ่บอกว่า การประมวลผลบนก้อนเมฆ… ถ้าสำหรับแบบที่ผมคิดนะ ผมว่าก็คือระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์เรานี่แหละ แต่แทนที่จะต้องมาประมวลผล หรือทำงานแบบเดิมคือทำบน PC แบบที่เราเคยใช้ๆกันอยู่มันจะย้ายไปทำงานผ่านพวก WEB Browser บนโลกอินเตอร์เน็ต อาทิเช่น เดิม เราใช้ Microsoft Word, Excel, Power Point โดยเราต้องเปิด PC แล้วรอมัน Windows มันบู๊ต แล้วเราก็เลือกไอคอน โปรแกรม แล้วก็คลิ๊กเปิด แล้วก็ใช้งาน

แต่ถ้าเป็น Cloud Computing หรือ Cloud Service คือเราเข้าอินเตอร์เน็ตให้ได้ และเราก็จะใช้งานโปรแกรมอะไรก็ตามแต่ ผู้ให้บริการบนโลกอินเตอร์เน็ต เขาก็จะเตรียมไว้ให้เราแล้ว (แต่ถ้าเข้าอินเตอรเน็ตไม่ได้…ก็เกิดเรื่องกันละทีนี้) เอาให้ง่ายเข้าไปอีก ลองคิดถึงแต่ก่อนเราอาจจะต้องใช้ Outlook หรือ Lotus Note ในการทำงานเพื่อเปิดเครือ่งเพื่อรับเมล์ เดี๋ยวนี้เราจะเห็น มี Google, Hotmail หรือ Yahoo ให้เราสามารถเช็คเมล์ได้ โดยเฉพาะ Google พี่ท่านกะล็อกทุกอย่าง หรือครองโลกออนไลน์เลยก็ว่าได้ เดี๋ยวถ้าเรามี Domain แล้วไม่ต้องการมี Server หรือตั้งระบบ Mail Server เราสามารถไปเช่าใช้บริการผูกเมล์เราเข้ากับระบบ Gmail ของ Google ได้อีกต่างหาก